Vivimos en la Era de la Información, en la que los datos son importantes en todos los niveles, pero especialmente en tecnología y negocios online. En Onebox somos muy conscientes de ello, no sólo internamente utilizando todos los datos que disponemos para mejorar cada día nuestro producto, sino que también ofrecemos a nuestros clientes toda la información de sus ventas y de sus compradores para que ellos tengan los datos con los que tomar las mejores decisiones para su negocio.
De hecho, en nuestras vidas en general disponemos de una ingente cantidad de datos que a menudo llega a sobrepasarnos (se ha acuñado incluso el término infoxicación), debido al esfuerzo requerido para determinar qué información es la más clave o relevante para cada situación. Con el objetivo de segregar esa información clave del gran conjunto de datos del que disponemos, nos ayudamos de herramientas informáticas como el buscador Google o las hojas de cálculo Excel.
Respecto al archiconocido Microsoft Excel, abanderado de las aplicaciones de hoja de cálculo, es la aplicación sobre la que quiero compartir algunos trucos que uso en mi día a día como Product Owner en Onebox y que espero resulten útiles en vuestro día a día también.
Como Microsoft Excel es un software de pago que es posible que algunos de los lectores de este blog no dispongan en sus ordenadores, basaré los ejemplos en el software online de Google Sheets, que cualquiera puede acceder gratuitamente de forma online con su cuenta de Google. Dicho esto, los ejemplos son fácilmente extrapolables a Excel (aunque es posible que algún nombre de función cambie ligeramente).
Las famosas tablas dinámicas
Una de las funcionalidades “avanzadas” de la gran mayoría de softwares de hoja de cálculo, son las famosas tablas dinámicas o en inglés pivot tables. Éstas nos permiten agrupar fácilmente la información y, de forma automática, clasificar, contar, totalizar o dar la media de los datos almacenados en una tabla.
Para demostraros su potencial, realizaré un ejemplo con la exportación de un listado de entradas desde nuestro CPanel, con la intención de obtener el promedio de entradas por transacción.
Una vez importado el fichero CSV resultante de la exportación del Listado de entradas en Google Sheets, encontramos la funcionalidad de Tablas dinámicas bajo el menú de Datos > Tabla dinámica.
En el editor de tablas dinámicas que aparece en el lateral derecho, seleccionamos la columna de Transaction code para las Filas y, en Valores, seleccionamos la columna de Ticket code (identificador único de las entradas) aplicando la función de COUNTA.
De esta manera podemos ver para cada transacción, el número de entradas que se compraron y posteriormente podemos usar la función PROMEDIO sobre la columna B y conseguir el deseado promedio de entradas por transacción.
«Limpiar» los datos primero
A menudo los datos textuales que tratamos han sido introducidos por los compradores e, inevitablemente, tienen valores vacíos o inválidos. Por ejemplo, compradores que durante el proceso introducen un “espacio” extra al final del texto en el campo de ciudad. Esto puede provocar que al realizar nuestros análisis de los datos, dicho “espacio” se considere erróneamente como distinto (“Barcelona ” como algo distinto de “Barcelona “). Por ejemplo, a hora de obtener el número de compradores de la ciudad de Barcelona, el resultado sea erróneo.
Para paliar este problema tan común, Google Sheets nos facilita la fórmula de ESPACIOS que quita los espacios iniciales, finales y repetidos del texto.
De manera que si la aplicamos sobre las celdas que tienen espacios “extra”, los elimina convirtiendo los datos en válidos:
La siguiente pregunta es, ¿y cómo podemos aplicar esta fórmula a todas las celdas de una columna? De nuevo, existe una forma sencilla de hacerlo en Google Sheets utilizando la fómula de ARRAYFORMULA que permite aplicar una fórmula (como podría ser ESPACIOS) a todas las celdas de un rango.
Así podemos contar fácilmente cuántos compradores son de Barcelona con la fórmula de CONTAR.SI sobre la columna con los datos “limpios”:
Conclusión
En este breve artículo hemos descubierto algunas funciones interesantes de Google Sheets para tratar nuestros datos de venta de entradas: Tablas dinámicas, ESPACIOS, ARRAYFORMULA, CONTAR.SI, COUNTA… De todas maneras, existen recursos online como la Lista de funciones de Hojas de cálculo de Google o las preguntas sobre Google Sheets en StackOverflow (en inglés), que nos pueden ayudar a solventar todo tipo de problemas a la hora de trabajar con nuestros datos y poder obtener los resultados que esperamos de ellos.
